Na primeira semana de novembro (2019) começamos a liberar a funcionalidade Quadros para todas as contas cadastradas no Runrun.it
Todo gestor precisa da visão do todo de todos os projetos, ou processos, no quais suas equipes estão envolvidas. Essa visão do todo mostraria os gargalos, em quais etapas as tarefas estariam parando e atrasando as entregas. Imagine quanto tempo não seria economizado?
Ao mesmo tempo, essa disposição visual das atividades poderia ajudar cada pessoa da equipe a entender como suas tarefas, por menores que sejam, impactam no resultado final de um projeto ou de sua área. Sabendo disso, elas se sentem parte do produto final, ficam mais motivadas e produtivas.
Entendendo as necessidade e angústias de profissionais de todas as hierarquias, lançamos o Quadros: a funcionalidade que dá a visão do todo e entrega todos os benefícios citados acima, assim como manda os princípios da metologia ágil.
Como tudo começou
Ao longo dos anos, criamos um processo em que todas as sugestões e críticas dos clientes são enviadas para uma base. Periodicamente, analisamos essa base, entrevistamos os clientes e agrupamos as novas demandas em pilares. Dentre todos esses pedidos, o que mais se destacou nos últimos tempos foi a necessidade do gestor de ter uma visão geral do trabalho executado pela equipe.
Antonio Carlos (AC) Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it, explica um pouco como esse movimento user centric passou a guiar as principais decisões internas da empresa. “O processo de desenvolvimento do Quadros, tem sido uma das coisas mais interessantes que já aconteceram dentro do Runrun.it. Isso porque ele veio depois de uma guinada que a empresa veio fazendo para colocar o usuário cada vez mais no centro das histórias e da empresa.”
Mais de 50 entrevistas com clientes, 10.500 horas trabalhadas e inúmeras reuniões depois, o Quadros está sendo liberado aos poucos para todas as contas do Runrun.it.
Mas afinal, o que é o Quadros?
“O Quadro é a visão do todo. É finalmente você conseguir enxergar tudo que está acontecendo dentro da empresa, do ponto de vista operacional, em complemento ao ponto de vista analítico, que você tem nos Dashboards”, explica AC.
No Quadros, as tarefas aparecem no formato de cards e são distribuídas em etapas (colunas) – é um kanban geral da empresa. Por meio de filtros, você pode enxergar as tarefas de apenas um projeto, de uma equipe ou pessoa específica, ou todos os projetos de um cliente, por exemplo. Os filtros ajudam a fazer o recorte que você precisa no momento.
É possível criar quantos quadros forem necessários, dependendo do número de fluxos da empresa. Ele pode ser criado por área, como Marketing, Vendas e Financeiro, ou por tipo de processo, como Conteúdo, Mídia Paga e Evento – cada um tem etapas diferentes.
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Todo mundo na mesma página:
Ele nasceu para ser o principal local de trabalho tanto para o gestor, que pode acompanhar o fluxo de trabalho e os processos da equipe, quanto para o colaborador, que vai conseguir enxergar melhor qual é o impacto do seu trabalho no todo.
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Andamentos de projetos e clientes:
Com ele, é mais fácil acompanhar o andamento dos projetos de um cliente. “Se um cliente liga e pergunta ‘E aí, como andam as minhas demandas?’, você, na mesma tela, consegue filtrar esse cliente e ver quais demandas estão prontas para ser entregues, quais estão precisando de aprovação, quais estão prontas para serem faturadas”, explica Felipe Navas, CTO do Runrun.it.
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Tempo do processo:
Outro benefício que nasce com o Quadros é o lead time, ou o tempo que uma tarefa leva desde o momento que ela entra num fluxo até ser entregue. “Para você conseguir essa informação, não precisa fazer absolutamente nada, o Runrun.it entrega isso para você bastando que mova os cards de etapa em etapa até ser entregue”, diz Franklin Valadares, COO e co-fundador do Runrun.it.
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Projeto e processo no mesmo lugar:
Nenhuma outra ferramenta permite que você tenha uma gestão visual de projetos e processos ao mesmo tempo. No Quadros, você escolhe: você cria um processo ou rotina (que não tem data para terminar), ou cria etapas dentro de projetos (com data para o término). E ainda pode misturar essas duas visões! Afinal, poucas equipes trabalham em apenas uma coisa de cada vez.
Benefícios
- Mais autonomia para a equipe, que entende o seu papel dentro do projeto ou processo como um todo;
- O gestor identifica gargalos rapidamente por meio do tempo médio que cada tarefa permanece em cada etapa;
- Incremento da gestão visual,
- Com todos na mesma página, a colaboração entre o time aumenta.
Uma nova ferramenta
Gestão operacional
Com o Quadros, o Runrun.it permite que você faça uma gestão visual do fluxo de trabalho da sua equipe com o benefício de saber o tempo médio de cada tarefa em cada etapa. A equipe, por outro lado, entende o seu valor no meio de tantas entregas.
Gestão analítica
E, se você desejar monitorar o trabalho em um Dashboard, também é possível. Basta criar métricas de acompanhamento, como número de tarefas em aprovação, ou horas trabalhadas em determinado tipo de tarefa (como refação), ou ainda, as horas que as pessoas estão investindo em um projeto importante para a empresa.
Gestão de custos
Um passo além em sua gestão é gerenciar o tempo de execução de cada tarefa, projeto ou cliente, cruzando com o salário pago aos funcionários. Isso vai te ajudar a entender quais clientes e projetos são realmente rentáveis para a empresa ou para a sua área. O Runrun.it fornece, além de um timesheet automático, um relatório de custo (orçado x realizado). Basta que as pessoas deem “Play” nas tarefas em que estão trabalhando.
Confira mais no tutorial do Quadros
Assista ao nosso making of sobre o Quadros:
“Esse foi um momento de modificação profunda do produto, para dar mais facilidade para quem usa, pra ser mais rápido, mais simples e isso exige uma coragem muito grande da empresa como um todo. A empresa inteira trabalhou nesse projeto”, explica Franklin.
Por isso, nós queremos saber o que você achou dessa nova funcionalidade. Conte pra gente nos comentários! E se ainda não tiver testado o Runrun.it, não perca tempo. Faça a sua conta grátis e tenha acesso à visão do todo: https://runrun.it.
